Doğal afetler karşısında iş sürekliliği planlama rehberi

Hazırlanmak için fırtına dan önce sükuneti kullanma

Doğal afetler genellikle çok az uyarı ile vurur, ancak kuruluşlar için operasyonel ve ekonomik etkisi yıkıcı olabilir. Geleceği görmeye çalışan bilim adamları aşırı hava durumları karşısında sakin kalmayı da ele alacaklardır, organizasyonlar ise; doğal afet olaylarının etkilerini işaret ederek iş sürekliliği planlarının fırtınadan önce sükuneti arttırarak iş sürekliliğini sağlayacaklardır. Hazırlık, bu afetlere karşı en iyi savunmadır ve afet vurmadan önce, şimdi yapılmalıdır.

İş sürekliliği planlarının dahil etmesi gereken temel unsurlar arasında, özellikle önceki doğal afetler ışığında bu tür olayların potansiyel operasyonel ve ekonomik etkileri yer almaktadır. Özellikle, 2012’deki Sandy Kasırgası’nın sonuçları ve kayıpları ve 2016’daki Matthew Kasırgası sırasında Doğu sahil şeridinin daha yeni zorunlu tahliyesi iş sürekliliği planlaması ve hazırlıklı lığının önemini vurguluyor.

Önde gelen bir sigorta şirketi tarafından yapılan yakın tarihli bir çalışmada, tüm küçük işletmelerin yüzde 48’inin bir iş sürekliliği planı olmadığı ortaya kondu. Federal Acil Durum Yönetim Ajansı (FEMA) işletmelerin yüzde 40’ının bir felaketten sonra yeniden açılmadığını, yüzde 25’inin ise bir yıl içinde başarısız olduğunu tahmin ediyor. Bu başarısızlık oranının altında yatan faktör, işletmenin temel hazırlıksız lığıdır. Sorunu daha da karmaşık hale getiren şey, sigorta kapsamının veya devlet hükümlerinin kapsamı ve genişliğinin anlaşılmamasıdır.

■ İLİNTİLİ: Afet vurduğunda hazır olunduğunun anlaşılması için 10 tüyo

En iyi uygulama olarak, tüm işletmelerin bir iş süreklilik planı ve bir doğal afet gibi kriz durumları ele almak için bir felaket kurtarma planı olmalıdır. Doğal afetler için özel olarak ele alınması gereken genel kurallar aşağıda verilmiştir:

Planlama

• İşletmeyle ilgili normal yapıyı, politikaları, uygulamaları ve personeli anlamak ve belgelemek.
• Bir aksaklık sırasında devam eden operasyon için gerekli iş faaliyetlerini belirleyin. Bunu yaparken, işletme için gerekli tedarik hatlarını değerlendirmek için işletmenin tedarik zincirini göz önünde bulundurun.
• İşletmeyi riske atan tehditleri belirleme.
• Bu güvenlik açıkları azaltılmazsa tehditlerin yararlanabileceği güvenlik açıklarını ve iş üzerindeki etkisini anlama.
• İş kapsamını, muafiyetleri ve kapsama sınırlarını tam olarak anlamak için mevcut sigorta poliçelerini gözden geçirin. Birçok işletme için, sigorta poliçeleri sel veya deprem hasarlarını kapsamaz.
• Çalışanlar, bankalar, avukatlar, muhasebeciler ve tedarikçiler gibi iş operasyonları için kritik öneme sahip paydaşların iletişim bilgilerini belirleyin ve saklayın. (Bu kayıtlara afetten sonra da ulaşılabilmeli)
• Planı etkinleştirecek olan kilit kişileri belirleyin; iş hatları arasında yönetim ve birlikte çalışabilirlik için bir kriz yönetim ekibi belirlemek.
• Sigorta belgeleri, yasal sözleşmeler, vergi beyannameleri ve muhasebe beyannameleri gibi kolayca çoğaltılamayan kayıtları yedeklemek için sistematik bir süreç geliştirme.
• Belirlediğiniz tüm kişi ve belgeleri alternatif, erişilebilir bir site dışı konuma kaydetme.

Uygulama

Bir doğal afet vurduğunda veya yaklaşan hava tehdidi olduğunda, belirlenen bireyler ve kriz yönetimi ekibi, aşağıdakileri dikkate alarak can kaybını, mal kaybına ve iş kesintilerini sınırlamak için iş sürekliliği planını aşağıdaki şekilde uygulamalıdır:

• Dışarıdan gelen uyarıları almak ve yanıtlamak için bir prosedür uygulayın.
• Bilgileri paylaşmak için dahili kurumsal iletişimi takip edin.
• Elektronik kayıtları ve bilgisayar yedeklemelerini site dışında güvenli konumlara aktarın.
• Su ısıtıcıları, gaz tankları ve ısıtıcılar da dahil olmak üzere tüm kamu hizmetlerini güvence altına almak ve gerekirse su hasarlarını önlemek için bunları yerden yükseğe yerleştirin.
• Yangından korunma sistemlerinin düzgün çalışma düzeninde olduğundan emin olun.
• Acil durum jeneratörlerini fırtına sonrası teslimatlar için beklenen ihtiyaçlarla yakıt ve temas yakıt tedarikçileri ile doldurun.
• Dizüstü bilgisayarları olan çalışanlara her günün sonunda onları eve götürmelerini ve işletmenin sunucusuna uzaktan bağlanabileceklerini onaylamalarını söyle (Bu durum bazı kurumlarda bilgi güvenliği için yasaktır. Yerine tesis dışı server yedekleme kullanabilirsiniz).
• Pencerelerden, tavan pencerelerinden ve cam kapılardan uzakta ve içeride herkesin kalması gereğini iletin. Tesisteki güvenli alanları belirleyin (iç güçlendirilmiş oda, dolap veya alt katta banyo gibi) fırtına şiddetli hale gelirse (Güvenli odalar terör gibi silahlı saldırılarda kullanılmamalı yön tabelaları ile desteklenmemeli).
• İş acil durum tedarik kitinin tamamen dolu olduğundan emin olun. Federal Acil Durum Yönetim Ajansı (FEMA) hazırladığı kapsamlı acil durum hazırlık malzemeleri vardır. Bir felaketten önce, sırasında ve sonrasında, önemli hazırlıkların önemini vurgulayın.

Olağanüstü durum kurtarması

Başarılı kurtarmalar iş felaketine hazırlık planlamasına bağlıdır. Bir felaket meydana geldiğinde, işletmeler aşağıdaki hususları içeren, fiziksel hasar ve operasyonlara etkisini tespit etmek için hızlı bir şekilde durum değerlendirmesi yapmalıdır:

• “Zarar gören alanların kontrol edileceği” bilgisini çalışanlara iletin ve bunun için hazırlık yapın. Özellikle, arama kurtarma operasyonları tamamlanana ve güvenlik tehlikeleri temizlenene kadar çalışanlar iş tesisine erişemeyebilir
• İşletmenize girmeden önce dikkatli olun. Elektrik hatları, gaz sızıntıları ve yapısal hasarlar olup olmadığına bakın.
• İşletme nin fiziksel yapısını inceleyin ve hasara yol açabilir alanları belirleyin. Sigorta talepleri için kayıp bilgilerini hazırlayın.
• Mümkün olduğunca erken operasyonlara başlamak için geçici iş prosedürlerini uygulayın.
• İşgücünün tam olarak geri çağrılması öncesinde kritik çalışan tepkisini başlatın.
• Gerekmesi durumunda alternatif tesislerden işi yürütmeye hazırlıklı olun.
• Çalışanlar ve yerel kurumlar ve kolluk kuvvetleri arasında telefon iletişimi kurun.
• Birincil (varsa) veya ikincil yedekleme merkeziyle veri iletişimini kurup geri yükleme yapın.
• İşi normalleştirme için öncelikleri belirleyin ve operasyonel kayıtların kurtarılmasını değerlendirin.

Biraz öngörü ve planlama ile, kuruluşlar bir doğal afet sonrasında operasyonel ve iş faaliyetlerini etkileyebilir riskleri geniş bir yelpazede azaltabilir. Tedarik zinciri etkisi veya çalışanların iş yerine erişilebilirliği gibi ikincil komplikasyonların tümü uygun iş sürekliliği planlaması ile ele alınmalıdır. Bir doğal afete karşı iş sürekliliği planını devreye sokmak zorunda kalmamak idealde istenendir ama bir planınız olması zaman ve hayat kurtaracaktır.